Come scrivere un report in 5 passi

Sulla scia di un’esigenza che può riguardare sia l’ambito professionale che quello scolastico-universitario ti spiegheremo nel corso di questo post come scrivere un report.

Il documento è utilizzato prevalentemente per fornire informazioni, per trasmettere risultati di analisi e/o previsioni.

Per quanto riguarda il suo impiego in ambito professionale, esso risulta particolarmente utile per monitorare l’attività aziendale e l’andamento della produttività.

Che tu debba scrivere un report di lavoro o una relazione per l’università, esistono alcune regole generali da rispettare per rendere l’elaborato efficace ai fini del raggiungimento dell’obiettivo cui tende.

Come si scrive un report: 5 passaggi fondamentali

Si parte da una fase di analisi, nell’ambito della quale bisogna individuare l’obiettivo dell’elaborato, ossia il risultato che mira a raggiungere e il target di riferimento, ossia i destinatari cui è indirizzato.

Si procede poi con l’impostazione del testo.
Di seguito l’università telematica Niccolò Cusano di Udine ha suddiviso il processo di redazione in 5 step; analizziamoli insieme per capire come si fa una relazione.

1 – Organizzare la scaletta

Generalmente il report contiene una grande quantità di informazioni. Ecco il motivo per il quale la redazione di un documento ben strutturato, sviluppato secondo un filo logico, non può prescindere da una scaletta contenente i punti da trattare.

L’impostazione di una sorta di check list che indichi in ordine di sviluppo i contenuti da inserire nel testo è fondamentale, da un lato perché fornisce una guida durante la scrittura e dall’altro perché agevola la comprensione da parte di chi legge.

La scaletta impostata in fase iniziale può essere chiaramente modificata, a seconda delle esigenze, in corso d’opera.

2 – Ricercare le fonti

Il secondo passaggio è identificabile nella ricerca delle fonti dalle quali attingere le informazioni.

Dal momento che il report è sostanzialmente un documento che espone un fatto, bisogna cercare di essere il più oggettivi possibile.
In tal senso risulta fondamentale selezionare con cura le fonti, prestando attenzione alla relativa attendibilità e autorevolezza.

3 – Scegliere il titolo

Come per qualsiasi altra tipologia di elaborato scritto, il titolo rappresenta un elemento da strutturare con cura.

Quella che apparentemente potrebbe sembrare una scelta banale, secondaria rispetto al contenuto del report, svolge in realtà una funzione di grande importanza: anticipare e sintetizzare in poche parole il contenuto del testo.

Il nostro suggerimento, in tal senso, è redigerlo alla fine della stesura dell’elaborato, quando si dispone di una panoramica completa degli argomenti trattati.

4 – Scrivere il testo

Il passaggio centrale e più impegnativo dell’intero processo di strutturazione di un report è la redazione del testo.

Si parte sempre dalla classica struttura: introduzione, testo e conclusioni.

L’introduzione è finalizzata alla presentazione dell’argomento; il testo centrale sviluppa l’argomento; le conclusioni forniscono valutazioni, risultati e riflessioni.

Per rendere perfetto un report è fondamentale curare non soltanto la parte contenutistica ma anche lo stile comunicativo.
Bisogna essere chiari, utilizzando frasi brevi e semplici. Allo stesso modo bisogna evitare di utilizzare troppe subordinate e i cosiddetti ‘giri di parole’.

5 – Rileggere e correggere

L’ultima fase consiste nella rilettura del testo.

Lo step è funzionale alla correzione di eventuali errori, grammaticali o di sintassi, e allo stesso tempo a verificare che la lettura risulti fluida, la comprensione immediata e che i contenuti seguano un filo logico.

Ora sai esattamente come scrivere un report; non ti resta che iniziare ad elaborare il tuo documento seguendo i nostri consigli.