Come scrivere una delega: regole e linee guida

A tutti capita prima o poi nella vita di domandarsi come scrivere una delega senza correre il rischio di commettere errori che potrebbero invalidarla.

I ritmi frenetici, i numerosi impegni quotidiani e gli orari rigidi degli uffici pubblici rendono talvolta complicato anche il semplice ritiro di una raccomandata postale.
Ecco perché esiste la possibilità di delegare.

Che si tratti di un parente o di un amico, per svolgere una procedura o un’operazione per conto di terzi bisogna essere autorizzati tramite documento redatto da colui il quale è impossibilitato a svolgerla in prima persona.

Apparentemente la redazione del documento è un processo semplice e banale; e in effetti lo è ma solo se si conoscono i requisiti indispensabili affinché venga considerato valido, e quindi accettato.

Di seguito l’Università Telematica Niccolò Cusano di Udine ha realizzato una breve guida nella quale sono raccolte le linee guida per redigere correttamente il documento e renderlo valido.

Cos’è e come si compila una delega

Prima di addentrarci nell’ambito delle regole per compilare correttamente una delega  cerchiamo di capire cos’è e a cosa serve il documento.

La delega è un documento attraverso il quale un soggetto incarica un altro soggetto, generalmente una persona di fiducia, ad effettuare un’operazione al proprio posto.
Si tratta di una lettera utilizzata dal delegante per demandare al delegato un incarico personale e nominativo.

La delega determina il potere di rappresentanza, previsto dall’articolo 1387 del Codice Civile:

“Il potere di rappresentanza è conferito dalla legge ovvero dall’interessato”

Nelle note relative all’articolo appena citato si legge un approfondimento, che riportiamo di seguito:

“Con la rappresentanza un soggetto (rappresentato) attribuisce ad un altro soggetto (rappresentante) il potere di sostituirlo nel compimento di una o più attività giuridiche; a seconda che gli effetti si producano in capo al rappresentato o al rappresentante essa si definisce, rispettivamente, diretta o indiretta e, in tale ultimo caso, è necessario un ulteriore negozio per consentire agli effetti di prodursi nella sfera del rappresentato.”

I casi in cui più comunemente può nascere l’esigenza di delegare un soggetto a svolgere una procedura al proprio posto sono raccolti nel seguente elenco:

• Ritiro pacco postale
• Ritiro raccomandata
• Richiesta e/o ritiro documenti
• Passaggio di proprietà
• Assemblee condominiali
• Assemblee soci
• Casellario giudiziale

Chiarita la funzione del documento e le esigenze a cui risponde è tempo di entrare nel merito della compilazione.
Vediamo nel dettaglio come scrivere una delega valida.

Qualunque sia il motivo per il quale nasce l’esigenza di delegare e qualunque sia l’ente o l’ufficio al quale il documento è destinato, la lettera ha una struttura composta da due sezioni.

Nella prima parte del documento vengono indicati i dati anagrafici; nella seconda l’oggetto.

La sezione iniziale è destinata ai dati del delegante, seguiti da quelli della persona che riceve l’incarico:

• Nome e cognome
• Data e luogo di nascita
• Residenza
• Codice fiscale

La seconda parte è destinata all’oggetto, ossia alla ragione della delega stessa.
Si tratta di una sezione da compilare con cura, indicando con precisione e chiarezza l’operazione delegata.
La descrizione deve essere dettagliata; ad esempio nel caso del ritiro di una raccomandata o di un pacco bisogna inserire il codice associato alla spedizione.

Informazioni troppo generiche o inesatte potrebbero comportare il rifiuto del documento da parte dell’ufficio destinatario.

Per essere valida la delega deve essere completata con la data e la firma della persona delegante.

I documenti

Per essere accettata la delega deve essere accompagnata dalla fotocopia del documento di identità del delegante.

Per essere riconosciuto come l’incaricato indicato nella lettera anche il delegato è tenuto ad esibire la propria carta di identità, direttamente allo sportello presso il quale svolgerà l’operazione per conto terzi.

Modelli

Concludiamo la nostra guida con un’informazione pratica che riguarda il modello di delega da utilizzare per le varie tipologie di esigenza.

Nella maggior parte dei casi sono gli stessi uffici (postali, sanitari, comunali ecc.) a mettere a disposizione dell’utenza i moduli da utilizzare per autorizzare il delegato a svolgere un’operazione per conto di altri.

Il modello cartaceo prestampato può essere ritirato presso l’ufficio di riferimento e compilato a mano.

In alternativa, oggi è possibile velocizzare e semplificare la procedura scaricando e stampando il modello in formato pdf direttamente dal web; oppure se il documento è disponibile in formato Word, ed è quindi editabile, è possibile compilarlo direttamente online e successivamente stamparlo.

Sul web sono disponibili sia i modelli di delega generica che i modelli appositamente predisposti per i vari uffici ed enti.

In linea generale, prima di scrivere una delega è consigliabile informarsi presso l’ufficio o l’ente destinatario se è previsto un modello ad hoc o se viene accettato quello standard.

Per quanto riguarda la modalità di redazione non è prevista una regola fissa; il documento può essere scritto a mano oppure tramite pc e poi stampata.

Condizione fondamentale affinché risulti valido è la firma apposta a mano.